Reuniões ágeis: o que podemos aprender com as startups?
O apego aos moldes tradicionais de se fazer reuniões pode ser um obstáculo na busca por técnicas eficazes para torná-las produtivas. Nesse sentido, é necessário haver disponibilidade das empresas em quebrar certos paradigmas e inovar em suas soluções, a fim de renovar suas perspectivas sobre reuniões corporativas e adaptá-las às transformações do cenário atual.
Afinal, fatores como a rapidez, o dinamismo e a flexibilidade dos processos são cada vez mais intrínsecos ao mundo dos negócios e refletem, também, nos formatos possíveis de reuniões.
As startups, com sua natureza disruptiva e sagaz de atuação no mercado, têm lições preciosas sobre reuniões corporativas que podem ser de grande valia para as empresas em geral.
O que as reuniões das startups têm em comum, afinal?
Elas estão focadas em métodos ágeis, resultado, escuta e também priorizam a experiência do colaborador em suas reuniões.
Apesar de haver uma certa distinção entre a forma de atuação de empresas tradicionais e startups, as empresas também podem aprender muito sobre reuniões com os unicórnios do Vale do Silício, visto que ambas têm o mesmo objetivo de torná-las produtivas.
Por isso, a seguir, veremos quais aspectos das reuniões em startups podem ser aprendidas e aplicadas aos formatos de reuniões corporativas das demais empresas.
Elementos para tornar as reuniões corporativas como as de startups
Disposição para mudança, testes constantes e a busca por métodos para maximizar os resultados são características gerais de startups. Além disso, a natureza adaptável, a busca por novas soluções de impacto também fazem parte do seu cotidiano, e essa é uma mentalidade que afeta, também, o seu modo de fazer reuniões.
As startups não adotam a reunião como uma mera formalidade, porque cada instante do tempo disponível é precioso, então não há tempo para perder com processos que não geram resultado algum.
O que podemos aprender com as startups sobre reuniões corporativas é a sua fome por resultados e produtividade, revelados no modo como maximizam os resultados em reuniões de menor tempo, por exemplo, e na busca por metodologias que colocam o colaborador como protagonista das reuniões 1 on 1 (one-on-one).
E para você aprender e levar esses modelos de reuniões para a sua empresa, aprofundaremos a seguir os conceitos de daily meetings e 1 on 1.
Quais são os formatos de reuniões das startups que você pode levar pra sua empresa?
Se pensarmos nas principais queixas em relação às reuniões corporativas, a sensação de perda de tempo é uma das mais comuns.
Considerando essa realidade, veremos a seguir 2 formatos de reuniões em startups que podem ser úteis, além de entender outros ganhos de produtividade particulares de cada metodologia.
- Daily meetings
Curtas e objetivas, as daily meetings são reuniões com duração em torno de 15-30 minutos. Elas podem ser especialmente úteis no acompanhamento de processos, de projetos e de demandas específicas, permitindo o acompanhamento de perto do gestor encarregado. Além disso, as daily meetings possibilitam uma atuação rápida e proativa dos gestores em relação às questões próprias de cada time, que poderiam ser perdidas, ou não centralizadas.
- 1 on 1
O método 1 on 1 é uma experiência entre gestor e colaborador. Nessa abordagem, as reuniões centralizam o colaborador, colocando como pautas questões pessoais e profissionais dele. Desse modo, o profissional terá segurança para conversar sobre temas diversos, que não cabem em uma reunião coletiva, e que deem a ele a oportunidade de ser ouvido. Nesse cenário, o gestor terá acesso a informações, problemas e riscos que geralmente não seriam debatidos de outro modo, permitindo, assim, a sua atuação proativa nessas situações.
Entre outros pontos fortes, uma reunião 1 on 1 estabelece uma relação de mentoria, em que o líder compartilha suas experiências, além de contribuir para o desenvolvimento profissional do colaborador em sua carreira na empresa. Nesse processo, é fundamental que o colaborador se responsabilize pelas pautas de cada encontro, como protagonista das reuniões. Outro fator é estabelecer uma frequência para esses encontros, a fim de criar uma jornada de desenvolvimento para o liderado.
Esses dois métodos têm como vantagem a valorização do tempo de todos os envolvidos e o acesso a informações que podem não ser debatidas em reuniões de outros moldes.
Tais fatores possibilitam uma atuação mais assertiva dos líderes e promove uma cultura organizacional engajada, na qual todos os agentes se percebem como figuras fundamentais para o sucesso da empresa.
