Quais são os verdadeiros ganhos de se fazer reuniões?
Reuniões são oportunidades de gerar engajamento entre os colaboradores, de fortalecer a cultura corporativa, de alinhar objetivos e de discutir estratégias para alcançar resultados coletivos.
Contudo, ainda que existam muitas vantagens em se fazer reuniões, atualmente há a perigosa tendência em acreditar que reuniões são perda de tempo e podem ser substituídas por um e-mail. Você já deve ter escutado essa piadinha pelo LinkedIn e outras fontes, não é?
Essa forma de pensar representa um verdadeiro empecilho para as reuniões produtivas e, consequentemente, para os ganhos desses encontros. Diante disso, é necessário desmistificar a reunião como uma obrigatoriedade sem sentido, entendendo quais elementos contribuem para essa crença.
Assim, a partir desse entendimento, será possível revisar os moldes das reuniões da sua empresa e torná-las cada vez mais frutíferas, impactando positivamente o desempenho e o dia a dia do negócio.
O que torna as reuniões infrutíferas e o que fazer para mudar esse cenário?
Entre os motivos mais comuns das reuniões serem vistas como meras formalidades está a improdutividade desses encontros. A ausência de uma organização eficaz, com objetivos e pautas bem definidas, reforçam esse preconceito. Além disso, a ausência de efetividade das estratégias discutidas em reuniões também invalidam os motivos desses encontros.
Por isso, para que o potencial das reuniões seja reconhecido e alcançado em sua totalidade, o líder das reuniões deve seguir diretrizes básicas de organização para prepará-las, considerando elementos como: o tempo de duração, o tema a ser debatido e convocando as pessoas essenciais para os encontros. Ou seja, é preciso que o gestor seja criterioso ao estruturar cada reunião.
Dessa forma, com essas medidas, o líder da reunião demonstrará respeito pelo tempo e pela voz de cada um dos integrantes, pois há a preocupação de que as reuniões sejam produtivas e que a presença de cada um seja valorizada.
Quais são os ganhos de se fazer reuniões?
Até aqui, abordamos aspectos essenciais para evidenciar o valor das reuniões para as empresas. Agora, veremos 4 ganhos de se fazer reuniões, destacando o seu valor na elaboração e revisão de estratégias, no surgimento de novas ideias em grupo e na oportunidade de reforçar o compromisso dos colaboradores em suas atribuições.
- Alinhamento estratégico
Por meio de uma reunião corporativa, é possível destacar os objetivos coletivos da empresa. Partindo dessa premissa, o time reunido poderá avaliar e discutir os papéis de cada um na busca por esses objetivos. Essa participação ativa incentiva que todos assumam as suas responsabilidades como agentes fundamentais para os resultados da empresa
- Checagem dos processos
A reunião também possibilita revisar o que tem sido feito e o que foi conquistado até o momento a partir das decisões e ações já tomadas, além de ser um cenário propício para dar feedbacks sobre essas questões. Nesse processo, também é possível verificar a necessidade de novos treinamentos, por exemplo, a fim de adquirir habilidades que possam melhorar o desempenho em questões específicas.
- Sentimento de pertencimento
A reunião é uma excelente oportunidade de escuta e valorização daqueles que estão, continuamente, em busca dos mesmos resultados. Por isso, é importante ouvir, valorizar e respeitar o papel de cada um, com as suas respectivas individualidades. Todos esses fatores contribuirão para o engajamento e protagonismo do time
- Renovação
A busca por novas soluções, ideias e objetivos também são ganhos de se fazer reuniões. Afinal, o encontro possibilita que todos compartilhem suas experiências, dúvidas e expectativas particulares de suas posições, contribuindo, assim, para novos questionamentos e para a criação de novos patamares a serem alcançados pela empresa
Estes são apenas alguns dos ganhos de se fazer reuniões, quando organizadas para serem produtivas. E para diminuir o preconceito e a resistência da sua equipe em fazer reuniões, lembre-se de focar nos objetivos específicos de cada reunião, valorizando os aspectos práticos e de impacto para o desempenho da empresa.
Dessa forma, a equipe entenderá que o tempo dedicado às reuniões é de grande importância para o sucesso da empresa, e que esses encontros não podem ser substituídos por um e-mail.
