Kick Off: como usar a comunicação para melhorar a eficiência do seu negócio
Um dos desafios mais comuns no trabalho em equipe é manter todo mundo na mesma página. Quando se começa um projeto, é fundamental que todos os envolvidos tenham clareza do objetivo final, dos resultados esperados, das ideias e das informações implícitas e explícitas na execução daquele trabalho.
Essa é uma das aplicações mais fundamentais da comunicação corporativa dentro das empresas. Uma comunicação feita através da empatia, integração e alinhamento é capaz de promover verdadeira colaboração entre as partes.
Para sustentar uma comunicação eficaz neste contexto, é preciso ter consistência e processos pensados para fortalecer dinâmicas mais inteligentes nas relações e interações que são construídas no ambiente corporativo.
Muitas ferramentas são criadas tendo em vista o objetivo de garantir consistência na qualidade da comunicação corporativa. Algumas delas podem ser implementadas com o propósito de melhorar a eficiência do seu negócio, impactando nos fluxos de produção e execução dentro dos processos internos que dão forma ao produto final oferecido pela sua marca.
Pode acreditar: é possível sim melhorar a eficiência do seu negócio por meio de uma comunicação inteligente, estratégica e orientada ao resultado.
Já que falamos bastante sobre práticas de encontro e comunicação virtual ao longo desta série de artigos, hoje veremos mais um formato de reunião que tem grande potencial de impacto na qualidade da comunicação corporativa da sua empresa e, consequentemente, na qualidade do seu serviço/produto final.
Este tipo de reunião tão eficaz e potente é o Kick Off. Já ouviu falar?
“Kick Off” nada mais é do que a reunião que dá o pontapé inicial ao seu projeto. O momento do Kick Off de um projeto é um momento de muita importância para que haja alinhamento na execução das entregas de um time. Aqui, os colaboradores podem definir objetivos, prazos, recursos, entre outros. A duração depende do número de pessoas envolvidas no projeto e da complexidade dele.
Através do Kick Off é possível motivar o time, participando da execução do projeto desde o seu início. É uma forma de valorizar a opinião e o conhecimento dos colaboradores que ajudarão a entregar o resultado do seu projeto. Ao valorizar o seu time, automaticamente o engajamento com o projeto torna-se uma consequência.
É importante, também, que os colaboradores estejam cientes dos resultados esperados por todas as partes envolvidas, inclusive os clientes do projeto que está sendo desenvolvido pela empresa. Com tamanha clareza do resultado final, o time se tornará mais apto a alcançar as expectativas finais de todos os envolvidos.
Mas, afinal, por onde começar? O que o meu Kick Off precisa na prática para ser realmente eficaz?
Nos próximos tópicos, vamos te ajudar nessa missão, partindo de 4 palavras-chave: o quê, quem, quando e onde.
Saiba exatamente quais são as informações que precisam ser esclarecidas e alinhadas pelo seu time dentro de uma reunião de Kick Off para que ela gere resultados efetivos.
ALINHAMENTO COM O CLIENTE
Para que tudo funcione como o planejado e o time chegue no objetivo final sem que haja frustrações, é necessário um alinhamento com o cliente, pesando os desejos dele com a capacidade da empresa. Cada colaborador deve estar na mesma página que a liderança sobre as expectativas do cliente.
Além disso, a reunião de Kick Off é um momento importante para questionamentos que possam surgir, como, por exemplo, dúvidas sobre a demanda e os processos que serão executados.
OFEREÇA UMA OVERVIEW DO PROJETO
O seu time precisa ter clareza do que deve ser feito ao longo deste projeto, e é para isso que servirá também a sua reunião de Kick Off. Tenha em mente o tema principal do projeto e monte uma apresentação concisa da proposta desse projeto, que esclareça: objetivo final, planejamento, roadmap (processo de execução do projeto), as metas que devem ser alcançadas e as ferramentas que serão utilizadas neste processo.
DEFINA PAPÉIS E FUNÇÕES
É necessário definir a importância de cada pessoa na reunião e o seu papel ao longo do projeto. Para que todos entendam suas funções e papéis, a liderança deve passar uma visão estratégica e macro do projeto ao mesmo tempo que oferece todas as informações necessárias para o entendimento operacional daquele projeto, fazendo com que os envolvidos sejam capazes de executá-lo com autonomia.
GARANTA O ENGAJAMENTO
O Kick Off é sobre planejamento e alinhamento, é quando preparamos todas as forças e direcionamos elas para o objetivo final, ou seja, é como o primeiro ajuste de retrovisores antes de iniciar a sua viagem de carro. Alinhar os espelhos, ajustar o banco e o cinto garantirão uma viagem mais tranquila e sem intercorrências – o mesmo acontece com o seu projeto.
É na reunião de Kick Off que temos a oportunidade de dar todo suporte que os envolvidos no projeto necessitam para encarar o desafio final, a fim de colocar todos na mesma página. Mais do que isso, é o momento de dar motivos para que eles se sintam engajados naquela missão, seja por razões profissionais ou pessoais. É a chance de mostrar para todos por que aquele projeto pode ser interessante e transformador, e mexer com o que move aquelas pessoas para que elas se engajem no resultado e seja gerado um alto nível de produtividade.
SEJA CLARO E CONCISO
Estabeleça quais são as informações mais importantes para que o seu time seja capaz de executar com eficiência e produtividade suas determinadas funções e chegar à expectativa do objetivo final. O que eles precisam para começar e desempenhar uma boa performance?
A sua comunicação deve ser clara e concisa numa reunião de Kick Off, para que não haja informações irrelevantes demais e tudo que for comunicado seja pensado com o intuito de gerar melhores resultados. Algumas das informações que devem ficar muito claras são: objetivo, expectativas do cliente, qual é a entrega final, prazos, metas e referências.
A reunião Kick Off é uma ferramenta que pode ser usada para que a comunicação corporativa seja eficiente, viabilizando um alinhamento efetivo desde o ponto inicial de um projeto até a sua conclusão.
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