Integração no Trabalho Remoto: você está utilizando as ferramentas certas?
Antes da pandemia, vivíamos uma realidade em que o trabalho remoto era apenas uma alternativa. As pessoas trabalhavam de casa em situações ou ocasiões extraordinárias – por exemplo, se você precisasse realizar uma videoconferência para outro país com um fuso horário muito diferente do brasileiro, uma alternativa seria, neste dia em questão, trabalhar remotamente.
Porém, após a pandemia, as empresas que ainda não tinham adotado o trabalho remoto como prática – por meio do modelo home office ou officeless – tiveram que se adaptar à transformação digital de forma indispensável.
O trabalho remoto deixou de ser exceção e virou regra, a ponto de começarmos a falar a respeito de um “novo normal”, que pretende mudar as dinâmicas de trabalho a longo prazo. Agora, o que vemos são pequenos grandes empreendimentos coletando o máximo de recursos, metodologias e ferramentas possível para garantir que o caráter remoto do “novo jeito de trabalhar” não cause mais perdas, e sim ganhos: de produtividade, de eficácia e de comunicação.
Dentro desse contexto, ferramentas que até então eram consideradas complementares passaram a ser buscadas para suprir as diferentes necessidades do trabalho remoto. Mas diante de tantas opções, fica fácil se perder, não é mesmo?
A pergunta que todas as empresas deveriam estar se fazendo agora é: Será que eu estou utilizando as ferramentas certas?
Especialmente quando pensamos em reuniões online, é frequente e crescente o sentimento de que “reuniões online são mais cansativas”, que “são mais difíceis de reter concentração e foco”, ou ainda que “são menos humanas”.
Tudo isso, na verdade, só demonstra uma coisa: não conhecemos as ferramentas certas e não sabemos utilizá-las do jeito certo. Se está cansativo e menos humano, o problema não está no virtual, mas sim na maneira como você está usando o modelo virtual.
Não podemos usar novas ferramentas com velhos métodos de interação. O que funciona para o presencial não funciona para o online, e vice versa.
Um bom exemplo de como as ferramentas virtuais estão sendo utilizadas de maneira errônea é o Microsoft Teams, que tem sido explorado como plataforma de reuniões online, quando, na realidade, é muito mais efetivo na colaboração interna de uma empresa – gerenciando arquivos e processos criativos entre colaboradores – do que como plataforma de comunicação corporativa externa com parceiros e clientes.
Que tal a gente passar uma borracha em tudo o que você tem feito até o momento e recomeçar do zero?
A seguir, vamos apresentar alguns dos softwares mais interessantes do mercado e quais são as funcionalidades de cada um deles, para que você saiba exatamente quando e como implementá-los dentro da sua empresa.
Zoom
O Zoom é uma ferramenta desenvolvida especialmente para o ambiente corporativo. O funcionamento dela é bem simples: o anfitrião da reunião cria um convite e pode enviá-lo via email ou link para quem deseja convidar para a reunião. A versão gratuita permite reunir 100 participantes tendo como duração 40 minutos.
As reuniões podem acontecer tanto em formato de conversação, em chamada de vídeo com outros participantes, como também em formato de palestra, no qual os participantes só estão ali como telespectadores da live.
Outros recursos interessantes do Zoom são o chat para conversas durante a reunião, transferência de arquivos e, também, a gravação de reuniões. Além disso, o Zoom permite o controle dos microfones, mantendo a reunião mais organizada e evitando ruídos que interrompam o que está sendo falado.
Google Meet
Anteriormente conhecido como Google Hangouts, o Google Meet tem um cunho também corporativo. Assim como o Zoom, é possível utilizar esta ferramenta tanto em smartphones quanto em computadores. Qualquer pessoa com uma conta Google pode utilizar o Google Meet, não sendo limitado apenas ao ambiente corporativo. Além de todas as ferramentas oferecidas pelo Zoom, como compartilhamento de tela e envio de arquivos, o Google Meet também permite que as reuniões sejam salvas no Google Drive.
Skype
Quando falamos em videoconferência antes da pandemia, a primeira ferramenta que nos vinha em mente era o Skype.
As chamadas no Skype podem reunir até 50 pessoas e não possui limite de tempo. Elas podem ser feitas por meio do aplicativo, tanto para computador, celular ou tablet, ou diretamente no site. Por meio dele também é possível compartilhar fotos, vídeos, documentos e outros arquivos, possibilitando a troca de informações entre os colaboradores de maneira rápida e eficiente.
O Skype também possui o recurso de gravar a reunião, podendo revisitar apontamentos feitos ou prazos estabelecidos. Outro recurso importante é o de compartilhamento de tela, que permite a visualização de documentos e slides em tempo real.
Microsoft Teams
O Microsoft Teams também é um aplicativo de videoconferência que auxilia a comunicação dentro da empresa. O Teams tem como principal vantagem a edição colaborativa de arquivos da Microsoft, como Word, Powerpoint e OneNote.
É ideal para o engajamento de times no trabalho remoto, permitindo a participação de todos, além disso permite a conexão com outros apps como Trello e Evernote, facilitando o cotidiano dos colaboradores. Ou seja, é uma ferramenta muito mais eficaz como integração online de times internos das empresas, diferente do propósito para o qual tem sido usada nos últimos tempos.
