Home Office: Como usar as reuniões para gerar melhores resultados?
Se ao final das reuniões a sensação geral da equipe é a de que as discussões ocorridas foram em vão, ou que o tempo dedicado àquela reunião poderia ser melhor empregado em outras tarefas, é hora de reavaliar esses encontros.
Para usar as reuniões como ferramenta para gerar melhores resultados, é preciso reconhecer as falhas das reuniões feitas até agora. Por isso, a seguir, vamos começar vendo quais aspectos contribuem para a ineficácia das reuniões.
Por que as suas reuniões não têm gerado resultados reais?
A inexperiência e falta de técnica na abordagem das reuniões corporativas têm tirado cada vez mais o valor das reuniões, que se tornaram encontros improdutivos e sem finalidade. É nesse cenário que se torna necessário observar as falhas e abordagens ineficientes das reuniões, pois tais fatores prejudicam os resultados benéficos que reuniões produtivas podem gerar, além de afetar a disposição e o engajamento da equipe.
O primeiro ponto a ser destacado é a falta de comprometimento em trazer para o cotidiano da empresa o que foi decidido em reunião. Ao não colocar em prática as diretrizes acordadas em equipe, a mentalidade de que reuniões são irrelevantes é reforçada. Afinal, não há ganho em debater estratégias que não vão sair do papel.
Outra questão que contribui para a sensação de perda de tempo é a desconexão entre pautas da reunião e as pessoas convocadas para compor essa discussão. Não há sentido em reunir a equipe de vendas para debater assuntos sobre rotinas financeiras, por exemplo.
Além disso, outra falha comum cometida por condutores de reuniões é não discutir os resultados obtidos das decisões tomadas anteriormente. É por meio desses feedbacks contínuos sobre as resoluções traçadas em grupo que a equipe poderá enxergar o valor das reuniões, elemento fundamental para gerar o engajamento de todos.
Assim, a chave para a mudança está em aplicar diretrizes básicas para organizar as reuniões, buscando destacar o seu potencial para a criação de estratégias, acompanhamento de processos e de alinhamento entre os papéis de cada integrante do time, a fim de potencializar a eficácia das reuniões corporativas.
E como mudar esse cenário para ter reuniões mais eficazes?
A seguir, você verá os elementos básicos de reuniões com resultados efetivos. Começando pela elaboração das pautas de cada encontro, os aspectos fundamentais são:
- A hora do encontro e o respectivo tempo de duração.
- O problema ou questão a ser discutido, evidenciando se o propósito da reunião é para debate, decisão ou apresentação de algum tema específico.
- O que se espera de cada colaborador, seja uma ideia, um relato ou questionamentos.
Nesse processo de construção da pauta, tenha em mente que tópicos bem definidos direcionam a reunião e evitam a dispersão do time para assuntos paralelos.
Durante a reunião, o líder precisa estabelecer um diálogo harmonioso com os integrantes, além de incentivar e dar espaço para que os participantes deem suas contribuições.
Nesse sentido, é estratégico pensar em abordagens como o visual thinking e o brainstorming como metodologias de interação entre os convidados. Assim, os colaboradores poderão contribuir de maneiras distintas, seja por meio de falas audíveis ou por mapas mentais.
Tenha em mente, também, que diferentes abordagens contemplam diferentes perfis de pessoas, como introvertidas e extrovertidas. Por isso, é importante construir um cenário em que todos se sintam contemplados no encontro e confortáveis para contribuírem com suas experiências.
Quais são as características das reuniões que geram resultados reais?
A partir de boas práticas para ter reuniões produtivas, melhores resultados serão alcançados a cada encontro, gerando insights e estratégias que não serão limitados apenas ao momento das reuniões.
Para esse aprendizado, confira a seguir uma lista com 4 características de reuniões que geram resultados reais:
- A criação de um objetivo bem definido
Reuniões produtivas começam com a seleção prévia de um tema ou objetivo bem definido a ser debatido. A partir disso, há também a definição do tipo de reunião, se é para decisões, discussões ou uma apresentação. Ambos os fatores possibilitam selecionar melhor os convidados para o encontro. Se o tema for atendimento ao cliente e práticas para melhorá-lo, por exemplo, são convocados apenas os setores envolvidos.
- Reuniões com foco em resultado
É importante ser criterioso ao agendar e estruturar uma reunião remota ou presencial. Antes mesmo de marcar uma reunião, é importante analisar quais setores precisam ser revisados e que podem trazer melhores resultados para a empresa se novas ações forem acordadas. - A elaboração de pautas e antecedência
O envio da pauta da reunião com antecedência para os membros convocados é fundamental para reuniões produtivas. Afinal, ao elaborar pautas e definir objetivos claros para as reuniões previamente, os envolvidos terão condições de se preparar para o encontro com dúvidas e contribuições sobre o tema em questão. - Resumo das reuniões
O hábito processual de, ao final de cada reunião, fazer uma ata ou resumo do que foi discutido, é uma estratégia para que na próxima reunião a equipe possa fazer a checagem dos resultados obtidos com as novas medidas e soluções adotadas e, assim, revisar as decisões tomadas continuamente.
Tendo essas características em mente e aplicadas no cotidiano da empresa, você verá que reuniões vão muito além da periodicidade delas, pois apenas a obrigatoriedade das reuniões não garante bons resultados. Com o que foi exposto até aqui, você pode perceber quais falhas impedem que as reuniões sejam produtivas e que, se revisadas, podem gerar ganhos de produtividade para toda a equipe.
