5 passos para destravar sua escrita e transformá-la em uma aliada na comunicação do seu negócio
Quem nunca conheceu um líder que se comunica perfeitamente através de sua oratória, mas peca na hora de se comunicar através da escrita?
Quantas vezes o seu negócio não teve inúmeros gargalos de processos e falhas de comunicação por impacto negativo de algum diálogo entre pares feito por escrito, no WhatsApp, Slack, Teams…?
Até quando vamos reclamar dos e-mails como se eles fossem retrógrados, quando é nosso método de comunicação rebuscado e improdutivo que precisa ficar para trás?
Escrever nunca foi tão importante no mundo dos negócios, em especial por conta da expansão do modelo home office e officeless.
Hoje, escrever de forma eficaz garante resultados. Um texto mal escrito pode fazer com que o seu negócio perca tempo, dinheiro e, quem sabe, até clientes.
Mas se engana quem pensa que isso tem a ver com desenvolver uma gramática perfeita e ter um vocabulário rico de linguagem.
Pelo contrário: não ter um vocabulário rico de linguagem pode te ajudar a desenvolver suas habilidades de Business Writing, porque te tornará mais conciso e efetivo em sua comunicação.
O segredo do que chamamos de Business Writing é justamente a objetividade e concisão.
Mas por onde começar?
- Determine o propósito do seu texto
Primeiro, analise o contexto: Qual é a situação que dá contexto à sua mensagem? Sobre que questão e/ou problema você pretende escrever? O que você gostaria de comunicar nesse texto?
Depois, analise sua audiência: Quem vai ler esse texto? O que esses leitores precisam saber sobre o assunto que você quer abordar? Que ação você quer despertar nessas pessoas que vão ler sua mensagem?
Por fim, anote quais são os principais pontos que precisam estar presentes no seu texto.
- Jogue seus pensamentos em tópicos
Antes de escrever o texto propriamente dito, comece pontuando as ideias do texto, sem nenhum tipo de pressão para escrever bonito ou na ordem correta. Apenas escreva livremente.
Por exemplo:
- Ressaltar prazos
- Definir entregas e responsáveis
- Explicar a nova demanda do projeto X
- Apresentar referências da expectativa de resultado
- Estruture sua mensagem
Em seguida, utilize esse monte de tópicos como peças do seu quebra-cabeça. Vá modificando a ordem dos tópicos e dando forma à uma narrativa que faça sentido para o seu texto. Ainda sem qualquer pressão de perfeccionismo, tá?
Por exemplo:
- Explicar a nova demanda do projeto X
- Definir entregas e responsáveis
- Apresentar referências da expectativa de resultado
- Ressaltar prazos
- Escreva para você mesmo
Você não vai começar escrevendo o seu texto em si. Comece, primeiro, escrevendo para si mesmo. Utilize os tópicos que você estruturou como guia e desenvolva suas ideias – tópico por tópico – como se você estivesse falando com você mesmo.
Se precisar, fale sozinho em voz alta antes de escrever. Essa ferramenta é importante especialmente se você tem uma oratória melhor e mais fluida do que a sua escrita. Use suas habilidades ao seu favor.
- Ajuste a mensagem para seu leitor
Ajuste o seu texto de acordo com os pontos que pré-definiu no tópico anterior, adicionando informações que são de extrema relevância para o entendimento da mensagem. Enfim, revise o seu esboço, organize e faça a lapidação final do texto para ser enviado.
E não esqueça: um texto só é efetivo se ele for lido e entendido!
