3 práticas essenciais para ter mais clareza na sua comunicação escrita e oral
Você está cansado(a) de ter que repetir sempre a mesma coisa, não se sentir verdadeiramente escutado pelos seus pares e alcançar resultados muito abaixo das suas expectativas? Acertei?
Isso acontece possivelmente pela falta de transparência na sua comunicação. Não existe um jeito certo de se comunicar, mas existe sim um jeito mais eficaz de utilizar a comunicação a favor da performance do time da sua empresa.
No livro Don’t Reply All, o autor e gestor Hassan Osman lista 18 táticas de como aprimorar a escrita de seus e-mails corporativos. E hoje quero compartilhar 3 dessas táticas por um outro olhar, transpondo dos e-mails para a comunicação falada as práticas que considero essenciais para que você tenha mais transparência e assertividade.
- Comunique o objetivo antes de tudo
Comece seus diálogos, reuniões, e-mails e mensagens deixando explicitamente claro qual é o seu objetivo final, antes mesmo de detalhá-lo melhor. Veja alguns exemplos a seguir:
“Convoquei vocês para esta reunião com o objetivo de discutir os próximos passos do projeto e sair daqui com X, Y e Z definidos.”
Ao ter clareza de onde eles precisam chegar com aquele encontro, eles vão escutar sua explicação de forma mais produtiva, já logo filtrando as informações mais importantes para o processo de desenvolvimento da solução que deve ser entregue ao final da reunião.
“Preciso falar com você sobre X para que eu possa seguir com o processo Y.”
Acabou a era do “preciso falar com você 10 minutos, pode ser?”. Isso não é suficiente para uma gestão de time eficaz. Sua comunicação deve deixar claro o objetivo daqueles 10 minutos e a necessidade por trás dele. Se possível, evidencie a relevância daquela conversa para o seguimento dos próximos passos do time, para que os colaboradores ganhem consciência sobre o processo individual dos demais.
- Não economize em detalhes
A comunicação deve facilitar processos e gerar cada vez mais consciência sobre eles dentro de uma empresa. Uma prática simples como usar um “se… então…” para evidenciar os próximos passos de um processo interno pode ser transformadora a curto, médio e longo prazo. Veja alguns exemplos a seguir:
“Se você não puder fazer a entrega de X até 3/10, então me notifique uma semana antes para que possamos combinar um novo deadline.”
Perceba como essa frase é rica em detalhes. Ela prevê um cenário possível e especifica os próximos passos diante daquele cenário delimitando quando, como e o que deve ser feito.
Agora, mais do que compreender os processos de seus pares, é preciso que você entenda também quais são as necessidades e expectativas de cada um deles dentro do processo como um todo de um projeto, por exemplo. Para isso, também podemos usar a regra do “se… então…”. Veja a seguir mais um exemplo:
“Se você quis dizer X, sugiro que façamos Y.”
Essa fórmula é fundamental para que não façamos suposições automáticas sobre aquilo que está sendo comunicado pelo outro. Ela serve para checar se você entendeu corretamente a necessidade e motivação do seu colaborador ou de seu par, para que juntos possam definir os próximos passos.
“Se você não receber a minha revisão do projeto até dia X, então siga com o processo e deixe para que eu revise o projeto todo no final.”
Esse é um exemplo de contexto em que o “se… então…” pode ser utilizado para evidenciar as expectativas entre pares ou entre colaborador e liderança, dando coordenadas claras sobre o que está sendo esperado pela outra parte.
- Apresente os caminhos disponíveis
Abandone as perguntas abertas e ganhe agilidade e assertividade na sua comunicação. É bem mais simples do que parece: você pode apresentar as opções e caminhos que estão disponíveis para gerar mais rapidez na resposta e solução de problemas. Veja alguns exemplos de substituições que você pode fazer na sua rotina corporativa:
Troque: “Quando você acha que podemos conversar sobre o projeto X?”
Por: “O que acha de conversarmos sobre o projeto X no dia XX/XX? Qual seria o melhor horário para você?”
Troque: “O que vocês acham?”
Por: “Vocês acham que devemos seguir pelo caminho X ou Y?”
Os seres humanos em geral têm tendência a achar que as outras pessoas vivem dentro da cabeça deles e conseguem supor, adivinhar e premeditar suas intenções e necessidades sem que elas sejam expressadas de maneira clara e direta. Mas a realidade não poderia ser mais diferente do que essa, especialmente no ambiente de trabalho.
É imprescindível que você aprenda a comunicar suas necessidades, expectativas e motivações através da sua comunicação interpessoal, seja você um líder ou colaborador. E essa virada de chave vai fazer com que você alcance melhores resultados todos os dias de maneira muito mais fluida e eficiente.
