Comunicação nas empresas: as ferramentas certas para os desafios do seu negócio
Em meio a um mercado que está em constante transformação e adaptação, as empresas acabam esquecendo que seu maior recurso não são os processos, as metodologias e nem o dinheiro, mas sim as pessoas.
Uma empresa é feita de pessoas. Mas o que a maioria das organizações ainda não compreendeu é que a grande potência de seus negócios está no fortalecimento das conexões, relações e interações que acontecem no ambiente corporativo.
A partir do momento que reconhecemos o impacto das dinâmicas internas de uma organização na performance e nos resultados de um negócio, nos damos conta de que os maiores desafios não estão fora, mas dentro das empresas.
Hoje podemos dizer que “90%” dos problemas que as empresas entendem como “um problema técnico” ou “um problema de processo”, são, na realidade, problemas de comunicação. A verdade é que a raiz de quase todos os problemas que afetam o alinhamento, a produtividade e a eficiência dos times de pequenas a grandes empresas é a falha de comunicação ou a incapacidade dos colaboradores de se comunicarem com clareza entre si.
Uma comunicação inteligente e mais humana, quando aplicada dentro do ambiente corporativo, pode impactar os resultados do negócio de maneira surpreendente.
O primeiro entendimento essencial que as organizações precisam introjetar em sua estrutura é o de que a comunicação não é uma habilidade inerente ao ser humano, mas sim uma habilidade que pode e deve ser desenvolvida como qualquer outra habilidade interpessoal — como a negociação, por exemplo.
Comunicação não é só falar — é sobre como, onde e quando falar.
Comunicação é uma competência que requer empatia, humanização, mas que também requer metodologia e disciplina individual.
Os fundamentos e práticas de comunicação interpessoal que podem transformar os processos e a maneira como seus colaboradores se relacionam entre si e com a liderança dentro do ambiente corporativo.
Mas, para além disso, precisamos conhecer as ferramentas de comunicação disponíveis e entender o melhor momento de usá-las. Neste artigo, vou compartilhar com vocês algumas delas.
- WhatsApp
O que é?
O WhatsApp é um aplicativo multiplataforma de mensagens instantâneas e chamadas de voz para smartphones. Apesar de ser muito utilizada no cotidiano pessoal para a comunicação entre amigos e familiares, esta ferramenta também possui diversos atributos que a tornam de grande utilidade para o cotidiano das empresas.
Além da plataforma pessoal, o WhatsApp agora também tem uma versão corporativa, que foi desenvolvida a partir de novas funcionalidades com foco nas necessidades de pequenas empresas e microempreendedores.
Quando usar?
Sempre que houver a necessidade de comunicação de mensagens mais pontuais e informais entre líderes e colaboradores acerca de questões do trabalho fora do ambiente corporativo.
Mas, tome cuidado! É preciso sensibilidade e disciplina para saber quando e como se comunicar através desta plataforma. O WhatsApp deve ser utilizado especialmente fora do horário de trabalho (ou dentro, caso ele seja a principal ferramenta usada pela empresa).
Nos próximos artigos, falaremos mais sobre o WhatsApp dentro das empresas. - Chats
O que é?
O “chat” é uma plataforma de conversação que, neste caso, é utilizada para a comunicação exclusivamente interna entre líderes e colaboradores de uma empresa. Hoje em dia, uma das plataformas que tem sido mais usada com este intuito é o Slack, mas algumas empresas possuem suas próprias plataformas e/ou aderem a diferentes aplicativos com essa finalidade.
Quando usar?
Quando houver necessidade de uma comunicação mais objetiva e informal entre líderes e colaboradores, que requer respostas mais rápidas ou um diálogo com maior agilidade. Sabe quando você só precisa “confirmar rapidinho” uma coisa com seu colega de trabalho? Esta é a ferramenta ideal.
Por conta de seu formato, é importante sempre escrever com clareza, objetividade e concisão para obter o melhor desta plataforma.
- Chamadas telefônicas
O que é?
São as chamadas feitas por áudio utilizando telefone fixo ou celular com o intuito de fazer comunicações diretas com outras pessoas. Hoje é mais comum o uso de smartphones para efetuar chamadas como essa, além de termos as opções de chamadas offline e online, sendo um dos aplicativos mais famosos de chamadas online o próprio WhatsApp, do qual falamos no tópico anterior.
Quando usar?
Em momentos em que for importante uma comunicação direta e mais fluida, que permita maior expressão através da voz, principalmente diante de assuntos mais delicados e que requerem uma escuta mais empática e uma fala mais sensibilizada. Sabe aqueles momentos em que é melhor falar do que digitar? É aí, principalmente, que as chamadas de áudio se tornam mais úteis. - E-mail
O que é?
O e-mail é um método de correio eletrônico que permite compor, enviar e receber mensagens através de sistemas digitais de comunicação. Hoje, são muito utilizados o Gmail, Outlook e outros.
Além das plataformas próprias para e-mails enviados de forma manual, também temos outras opções para e-mails automatizados, que permitem configurações mais avançadas.
Quando usar?
Ocasiões em que se faz necessário uma comunicação mais formal dentro do ambiente corporativo, seja internamente ou externamente, entre colaboradores, líderes e, também, com clientes ou parceiros de negócios. Esta ferramenta é recomendada especialmente para comunicações de menos urgência e que precisem ser feitas de maneira documentada.
- Reuniões Virtuais
O que é?
As reuniões virtuais são todas e quaisquer reuniões que acontecem à distância por meio de aplicativos de videochamada. Alguns dos aplicativos mais usados hoje para efetuar essas chamadas são Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Skype, entre outros.
Além disso, as reuniões virtuais também podem contar com o suporte de outras plataformas digitais, como Google (para edição de textos, apresentações em slide, formulários e outros) que possibilita o uso de suas ferramentas de forma online e sincronizada por meio de uma “nuvem”, e o Miro (para dinâmicas de cocriação de matriz, mapas mentais, mapeamento de processos e jornadas, entre outros).
Quando usar?
Em contextos de trabalho remoto, como o isolamento social, home office ou officeless, em que é necessário fazer reuniões e encontros fora do ambiente corporativo presencial. Esta ferramenta é usada especialmente diante de demandas de cocriação e alinhamento coletivo para maior produtividade e performance de um colaborador ou de um time dentro da empresa.
Agora, você já sabe, no mínimo, por onde começar. Mas saiba que este é apenas o primeiro passo. Adquirir cada vez mais clareza das ferramentas, recursos e metodologias de comunicação que estão à sua disposição vai te ajudar a alcançar melhores resultados, estabelecer relações com menor índice de conflito, aumentar o engajamento do seu time, e acima de tudo, construir uma cultura de maior transparência e confiança.
